Out of Office – tips & tricks

13 juli 2017 | Olga | career tips, good advice, party office | 137 reacties.

Gastblog door Ingrid – Yes! De zomer is aangebroken: zon, zwoele avonden en… vakantietijd! Jij hebt je zomervakantie vast ook al in de planning staan? Misschien ben je de dagen al aan het aftellen en begonnen met het afvinken van de to-do-list op je werk. Als freelancer vind ik het altijd heel moeilijk om tijdens vakantie mijn e-mails niet of nauwelijks te checken (serious case of FOMO). Ook wanneer je voor een baas werkt kan dat lastig zijn. Daarom heb ik nog één taak om aan je to-do-list toe te voegen voor je naar je vakantiebestemming vertrekt: zet je ‘out-of-office-reply’ aan! Ik geef wat tips hoe je dit leuk maakt voor de ontvanger én voor jezelf. Hopelijk ga jij na het lezen zonder e-mail stress op vakantie.

Voor veel mensen die in dienstverband werken is het vanzelfsprekend, je werkt van vakantie naar vakantie. Je hebt recht op een x aantal vrije dagen en die benut je dan ook to the fullest. Je collega’s pakken (als het goed is) je werk op terwijl jij weg bent. Als freelancer vind ik vakantie lastiger. Sowieso om mijzelf vakantie te gúnnen maar ook om mijn mails niet te lezen wanneer ik dan eindelijk een vrije week heb. Stel je voor dat ik een grote opdracht aanvraag misloop of …

Helemaal off the grid zijn lukt mij niet en wil ik eerlijk gezegd ook niet. Een uitkomst vind ik daarom de out-of-office-reply! Je kunt natuurlijk een standaard berichtje in je mailprogramma aanzetten maar veel beter (én leuker) voor jouw eigen stressgehalte (en die van de ontvanger) is het om dit bericht goed uit te denken.

☀ You are your own brand ☀
Bedenk vooraf goed wat je met je out-of-office-reply wilt communiceren. Iemand mailt jou met een vraag of probleem en verwacht daar binnen afzienbare tijd antwoord op te krijgen. Een korte, zakelijke reply met daarin alleen wanneer je afwezig bent zonder andere info, zal alleen maar irritatie opwekken bij de ontvanger. Want a) de ontvanger krijgt sowieso al geen antwoord op zijn vraag/probleem en b) met een korte reply geef je aan dat je weinig aandacht hebt besteed om het wat makkelijker voor hem/haar te maken. Zorg ervoor dat reply persoonlijk en warm overkomt (passend bij jou) en benadruk het positieve. Begin bijvoorbeeld met het goede nieuws: de datum waarop je weer terug bent! Aandacht en (klant)vriendelijkheid wil je overbrengen om de momenten dat jij zelf afwezig bent te verzachten. En als je dan ook nog een glimlach op iemands gezicht kan toveren is dat helemaal amazing.

☀ Prep is key ☀
Het afronden van je werkzaamheden is vaak al stressy genoeg. Een goede voorbereiding is het halve werk dus zet je out-of-office reply op tijd aan! Misschien al zelfs wel 1 a 2 dagen vóór je laatste werkdag. Zo voorkom je spoedklusjes in die laatste dagen.
Vaak zet je een datum in je reply vanaf wanneer je weer bereikbaar bent. Mensen verwachten dan ook eigenlijk dat je op die datum gelijk weer contact op neemt. Vaak heb je na een paar vrije dagen een hele waslijst een e-mails weg te werken en dat kost tijd. Stel de datum van je terugkeer daarom met minimaal één dag uit in de reply. Op deze manier heb je die dag om rustig alle mails door te werken en voorkom je dat je gebeld wordt en overbodige mails krijgt van mensen die je ‘wel nu’ willen spreken.

☀ Content is king ☀
Er zijn een aantal zaken die je zeker in je reply moet vermelden zodat je je doel bereikt namelijk dat alles duidelijk is voor de ontvanger, jij je grenzen aangeeft en zo min mogelijk stress ervan hebt.

Vermeld zeker de volgende dingen:
☀ Wanneer je afwezig bent maar vooral: wanneer je weer bereikbaar bent.
☀ De reden van je afwezigheid. Als de ontvanger de reden en duur van je afwezigheid weet, kan hij/zij beslissen of het zin heeft contact op te nemen met iemand anders.
☀ Of je wel of niet je e-mail leest tijdens je afwezigheid én als je je e-mail leest, op welke tijden/dagen. Vergeet hierbij ook niet te vermelden in welke gevallen je wel reactie geeft. Uiteraard als je helemaal geen mails leest in je afwezigheid, zet dit dan duidelijk in je reply.
☀ Geef aan of er iemand is die vragen kan beantwoorden in jouw plaats en zet de contactgegevens van die persoon in de reply (mailadres en/of tel.nr.). Doe dit op zo’n manier dat de ontvanger zich niet bezwaard voelt om contact op te nemen met diegene. Laat dingen als ‘bij spoed’ of ‘voor dringende vragen’ achterwege, dit schrikt af, zorg dat iemand zich welkom voelt.
☀ Een grapje of knipoog naar je functie/bedrijf/product/dienst is leuk. Probeer er voor te zorgen dat de ontvanger vrolijk wordt van jouw ‘slecht-nieuws-bericht’.
☀ Oppertunity lies ahead ☀
Goed, jij kunt/wilt je mail niet beantwoorden maar dat betekent niet dat je de ontvanger helemaal niks kunt bieden. Een out-of-office-reply kan ook een kans zijn die je kunt benutten om bijvoorbeeld iets aan te bieden: een product of dienst van het bedrijf, je nieuwsbrief, kortingscode voor de webshop, portfolio, social media kanalen, cursusaanbod of een netwerk mogelijkheid, you name it. Maar ho stop! Zorg ervoor dat het geen commercieel epistel wordt want dan schiet je het doel van de out-of-office-reply voorbij. Je kunt best één of twee dingen (met linkje) noemen maar hou het easy on the eyes mensen.

Do’s
☞ Zet het maken van de out-of-office-reply op je to-do-list
☞ Test de reply van te voren! Werkt er iets niet of niet goed dan heb je nog tijd om dat te fixen.
☞ Vul de onderwerpregel in van de e-mail in! Handig is om hierin al aan te geven dat je de mail nu niet kunt beantwoorden zodat gelijk duidelijk is dat je nu geen antwoord kunt geven.

Dont’s
☞ Wacht niet tot het laatste moment met het aanzetten van de out-of-office-reply!
☞ Een grapje mag maar wees op je hoede hoe dit overkomt. Er zijn op internet heel veel voorbeelden te vinden van hoe het wel en hoe het niet moet. Te grappig zijn kan in je nadeel werken.
☞ Te veel onnodige informatie in het bericht, ga het doel niet voorbij.

Volgens mij kun je bij alle webmail programma’s, gmail en hotmail automatische reply’s instellen. Google even voor jouw specifieke programma hoe dit moet (no biggie) je kan er zelfs afbeeldingen in gebruiken. Op internet zijn veel voorbeelden te vinden van leuke out-of-office-reply’s maar hoe leuk is het om er zelf eentje te maken die toegespitst is op jouw persoon, bedrijf of functie?! Ik hoop dat ik je met deze tips op weg heb kunnen helpen.

☀ ☀ ☀

Vind je de illustraties bij dit artikel leuk om voor je eigen out-of-office-reply te gebruiken?!
Dat kan! Je download ze hier:

Wereldbol
Laptop
Flessenpost
Lunch
Telefoon
Uitzicht